Haku Otangon hallitukseen 2021
Vuoden 2020 lähestyessä loppuaan on aika valita yhdistykselle uusi hallitus vuodelle 2021!
Otangon hallitus on vastuussa yhdistyksen toiminnan käytännön järjestämisestä ja lainmukaisuudesta. Isossa kuvassa tämä tarkoittaa kaikkea sitä, mitä pitää tehdä käytännössä tuntien ja muiden tapahtuminen järjestymiseksi, sekä hallinnollisia asioita kuten yhdistyksen taloudesta ja jäsenrekisteristä huolehtimista. Alla oleviin nykyisten hallitusvirkojen kuvauksiin tutustuminen on hyvä keino muodostaa itselleen tarkempi käsitys siitä, mitä kaikkea Otangon hallituksen vastuulle kuuluu. Lisäksi tästä postauksesta löytyy lisää tietoa siitä, mitä Otangon hallituksessa mukana oleminen vaatii tai ei vaadi, ja miten voi hakea mukaan!
Kysyttävää? Ota rohkeasti yhteyttä keneen tahansa 2020 hallituslaiseen tai hallituksen sähköpostiin otanko-board@list.ayy.fi.

Keistä Otangon hallitus koostuu?
Otangon hallitukseen valitaan yhdistyksen sääntöjen mukaan 3 – 9 jäsentä. Jokaisella hallituksella on täysi oma päätäntävalta siinä, miten he järjestäytyvät – onko eri ihmisillä eri vastuualueita ja jos on, miten ne jakautuvat. Tämän vuoksi Otangon hallitukseen haetaankin mukaan kokonaisuuteen eikä tiettyyn hallitusvirkaan – hallitus itse päättää valinnan jälkeen mitä virkoja siinä on ja kuka hoitaa mitäkin niistä. Tästä käytännöstä poikkeuksena on kuitenkin puheenjohtaja, joka valitaan erikseen.
Viimeiset kaksi vuotta hallituksessa on ollut seitsemän henkilöä, joista jokaisella on ollut oma vastuualueensa. Myös vastuualueet ovat pysyneet samoina ja todettu toimiviksi, joten mikäli uudella hallituksella ei ole erityistä visiota uudesta toimintatavasta, nykyinen hallitus suosittelee lämpimästi tällä rakenteella jatkamista. Nykyisessä rakenteessa vastuualueet ovat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, rahastonhoitaja, tuntivastaava, tapahtumavastaava, yhteisövastaava ja viestintävastaava. Jokaisesta löytyy tarkempi tehtävänkuvaus alempaa.
Kuinka paljon aikaa Otangon hallituksessa mukana oleminen vie?
Otangon hallituksessa mukana oleminen on huomattavasti esimerkiksi kiltojen hallitustoimintaa kevyempää. Tähän saakka hallitus on kokoustanut kerran kuukaudessa, ja yksi kokous on kestänyt noin kolme tuntia. Kokouksissa päätetään mm. yhdistyksen rahan käytöstä budjetin puitteissa, suunnitellaan tulevia tapahtumia sekä hyväksytään uudet jäsenet. Kokousten lisäksi jokaisella hallituslaisella on omaan tonttiinsa liittyviä vastuita. Näissä on usein myös toimihenkilöitä ja muut hallituslaiset auttamassa, eikä yksin tarvitse tehdä läheskään kaikkea.
Konkreettinen työmäärän jakautuminen ympäri vuoden riippuu tehtävän luonteesta, tekijän suunnitelmallisuudesta ja sattumasta. Joissain rooleissa tekemistä on viikoittain tasaisesti ympäri vuoden, kun taas toisissa on selkeät kiireiset vaiheet vuodessa esimerkiksi lukukausien alkaessa. Keskimäärin Otangon hallituksessa mukana oleminen ei kuitenkaan vie paria tuntia enempää viikossa – suurin osa vakituisten viikkotuntiemme ohjaajista laittaa enemmän aikaa yhdistykseen kuin hallituslainen hallitustehtävien hoitamiseen.

Hallitus 2020
Kuka voi hakea Otangon hallitukseen?
Teoriassa kuka tahansa Otangon jäsen voi hakea yhdistyksen hallitukseen, mukaan lähtemiseen ei ole erityisiä vaatimuksia. Hallituksessa voi toimia esimerkiksi riippumatta siitä onko AYY:n jäsen, kuinka pitkä harrastustausta on tankotanssista, tai onko aikaisempaa kokemusta vapaaehtoistyön tekemisestä. Hallituksessa on ollut mukana jopa henkilöitä, jotka eivät itse tankotanssi lainkaan!
Käytännössä kuitenkin yhdistyksen virallinen kieli on tällä hetkellä suomi ja kaikki virallinen dokumentaatio on suomeksi, joten hallituslaisella tulee myös olla kyky toimia suomenkielellä. Lisäksi hallituslaisen tulee kyetä toimimaan Otangon arvojen mukaisesti ja tekemään yhteistyössä hyvässä hengessä muiden Otangon vapaaehtoisten kanssa.
Miten voin hakea Otangon hallitukseen?
Sekä puheenjohtaja että muu hallitus valitaan yhdistyksen syyskokouksessa, joka järjestetään tänä vuonna 30.11. klo 18.00 alkaen osoitteessa Matinkallio 7B, Espoo. Kokoukseen järjestetään myös mahdollisuus osallistua, asettua ehdolle ja äänestää etänä. Hallitukseen haetaan tulemalla kokoukseen ja ilmoittautumalla siellä innokkaaksi hallitushakijaksi.
Jos haluat hakea hallitukseen muttet pääse itse paikalla, voi hallitukseen silti hakea edustajan kautta. Tällöin hakijan puolesta kokoukseen osallistuu toinen yhdistyksen jäsen, joka ilmoittautuu hakijan edustajaksi. Yksi edustaja voi hakea hallitukseen vain yhden henkilön puolesta – kaksi hakijaa eivät siis voi käyttää samaa edustajaa. Toisaalta edustaja ei myöskään voi itse hakea hallitukseen. Esimerkiksi vuoden 2020 hallituslaiset toimivat mielellään innokkaiden hakijoiden edustajina, jos sellaisille on tarvetta!
Hallitusvirat 2020
Puheenjohtaja
“Hallituksen puheenjohtajana tehtäväni on johtaa hallitusta sekä yhdistystä siihen suuntaan, mihin haluamme sen menevän. Varmistan, että toimintamme on laillista ja järjestän jokavuotiset kevät- ja syyskokoukset, sekä kuukausittaiset hallituksen kokoukset.
Tässä hallituskaudessa parasta on ollut saada näin motivoitunut, fiksu ja ihana porukka kasaan! Vaikka hallituksessa oleminen on vastuullista hommaa, sen yhteyteen on mahtunut myös paaaaljon hauskanpitoa enemmän ja vähemmän virallisissa tapahtumissa.”
– Darja, puheenjohtaja 2020
Varapuheenjohtaja
“Yhdistyksen varapuheenjohtajana olen pitänyt jäsen- ja sähköpostilistamme ajantasaisina, toiminut sihteerinä hallituksen kokouksissa, ja ylläpitänyt hallituksen sisäistä ToDo-listaa. Koska nämä eivät vie erityisen paljon aikaa, olen myös tukenut muita hallituslaisia aina sellaisten hommien ilmestyessä, mitä kenelläkään muulla ei ole aikaa hoitaa.
Mielestäni ylivoimaisesti parasta tähänastisissa neljässä hallitusvuodessani Otangolla on ollut se valtava määrä uusia ystäviä, joita olen saanut. Lisäksi joka vuosi on itsessään ollut todella mielenkiintoinen, sillä nuorena yhdistyksenä Otangon toiminta kasvaa ja kehittyy konepellin alla jatkuvasti aivan kuukausittaisella tasolla!”
– Sara, varapuheenjohtaja 2020
Rahastonhoitaja
“Rahastonhoitajana huolehdin Otangon maksuliikenteestä, pidän huolta, että pysymme vuoden budjetissa ja teen kirjanpidon. Rahankäytöstä ei tarvitse olla yksin vastuussa, vaan päätökset siitä tehdään yhdessä hallituksen kanssa. Oman sektorin lisäksi pääsee osallistumaan myös kaikenlaisiin muihin tehtäviin.
Parhaita asioita hallitusvuodessa onkin ollut, kun on yhdessä järjestetty siistejä juttuja, kuten ulkoilmakuvaukset toimareille. On myös ollut palkitsevaa olla mukana mahdollistamassa tämän hienon yhdistyksen toimintaa. Lisäksi on ollut ihanaa viettää aikaa hallituksen kesken myös vapaamuotoisemmin esim. mökkiviikonlopun merkeissä.”
– Suvi, rahastonhoitaja 2020
Tuntivastaava
“Otangon tuntivastaavana pääasallinen tehtävä on viikoittaisten tuntien aikatauluttaminen ohjaajien toiveiden mukaisesti. Lisäksi tuntivastaavana olo sisältää muutaman kerran vuodessa järjestettävien ohjaajakoulutuksien pitämisen ohjaajille ja esimerkiksi muita vapaaehtoisille järjestettäviä virkistystapahtumia muiden hallituslaisten kanssa. Yksin ei siis tarvitse tehdä kaikkea ja apua saa aina kun tarvitsee.
Mieleenpainuvinta hallitusvuodessa on ollut hyvä yhteishenki sekä virkistystapahtumat toimareille ja hallituksen kesken.”
– Nea, tuntivastaava 2020
Tapahtumavastaava
“Tapahtumavastaavan tontille ovat tämän vuoden aikana kuuluneet esiintymiset, lajikokeilut, rastikiertelyt yms. ulkoiset tapahtumat sekä workshoppien järjestäminen. Virassa pääsee halutessaan konkreettisesti työskentelemään kädet mudassa Otangon näkyvyyden parissa, mutta kehittämään myös organisointi- ja delegointitaitojaan.
Parasta Otangon hallituksessa olemisessa on mielestäni ollut päästä näkemään, miten kunnianhimoisistakin ideoista tulee totta, kun motivoitunut porukka lähtee niitä toteuttamaan. 5-vuotisjuhlaviikolla järjestettävä workshop-pläjäys on todellakin yksi hallitusvuoteni kohokohdista. On ollut ilo nähdä, miten yhteisön muut jäsenet tarttuvat haasteisiin. Tukea on saatavilla aina, kun sitä vain itse rohkaistuu pyytämään!“
– Milla, tapahtumavastaava 2020
Yhteisövastaava
“Vastuisiini kuuluu toimihenkilöiden rekryäminen ja yhteisöllisyyttä edistävien tapahtumien järjestäminen. Erityisesti toimarihengailut, kuvaukset ja ohjaajakoulutukset tulevat päällimäisenä mieleen. Huolehdin myös Otangon omasta kalustosta, esimerkiksi uusien tankojen ja muiden tarvikkeiden hankinnasta.
Otangossa ehdottomasti parasta on saumaton yhteistyö. Yhdistysvastaavana minulla on etuoikeus päästä tutustumaan lukemattomiin lahjakkaisiin ja motivoituneihin hallituslaisiin, toimareihin ja jäseniin. Niin kokouksissa kuin niiden ulkopuolellakin meillä on ollut hallituslaisten kanssa superhauskaa. Vuosi sitten hakiessani en olisi voinut uskoa kuinka upeita ystäviä ja kokemuksia hallitusvuosi tuokaan tullessaan.“
– Emma, yhteisövastaava 2020
Viestintävastaava
“Viestintävastaavana olen hoitanut Otangon sisäistä ja ulkoista viestintää, somea ja brändäystä. Vuoden isoja teemoja ovat olleet viestinnän selkeyttäminen sekä nettisivu-uudistus. Virassa pääsee tekemään paljon yhteistyötä muiden hallituslaisten ja jäsenien kanssa sekä vaikuttamaan millaisen kuvan Otangosta saa somen ja markkinoinnin välityksellä.
Otangossa ja hallituksessa parasta on ollut avoin ja vastaanottava ilmapiiri. Olin vasta juuri aloittanut tankotanssin, kun lähdin mukaan hallitukseen. Tämä ei kuitenkaan ollut koskaan este tai hidaste. Kannustankin muita lähtemään mukaan hallitukseen, vaikkei olisi vielä pitkää tanko- tai Otanko-uraa takana!”
– Ella, viestintävastaava 2020